Você lerá nesse artigo:
- O que é o SharePoint?
- Para que serve o SharePoint?
- Como acessar o SharePoint?
- Por Que Adotar o SharePoint?
Você já ouviu falar em SharePoint, mas ainda não entendeu exatamente o que é ou como ele pode ajudar sua equipe no dia a dia?
Essa é uma dúvida comum entre empresas que estão começando a explorar as ferramentas do Microsoft 365.
Neste artigo, você vai descobrir o que é o SharePoint, para que serve, como usar e por que ele pode ser a chave para transformar a produtividade da sua equipe.
O que é o SharePoint?
De acordo com a própria Microsoft, o SharePoint é uma plataforma de colaboração e gerenciamento de documentos baseada na Web, usada por organizações para armazenar, organizar, compartilhar e acessar informações com segurança. Ele faz parte do pacote Microsoft 365 e se integra com ferramentas como Word, Excel, Teams e até mesmo o Copilot, tornando a experiência do usuário mais fluida e conectada.
Atualmente, o SharePoint pode ser utilizado em dois formatos:
- SharePoint Online, que faz parte do pacote Microsoft 365 e é hospedado na nuvem pela própria Microsoft;
- SharePoint Server (ou on-premise), que é instalado e gerenciado localmente pela própria empresa, em sua infraestrutura.
Neste conteúdo, vamos focar no SharePoint Online, a versão mais popular e escalável, especialmente entre organizações que já utilizam a suíte Microsoft 365.
Com o SharePoint Online, é possível desenvolver sites de intranet personalizados, incluindo páginas, listas e bibliotecas de arquivos, ideais tanto para gerenciar equipes quanto para criar portais informativos. O controle de acesso é um dos seus pontos fortes, garantindo que apenas membros autorizados tenham permissão para visualizar e interagir com os conteúdos.
Os sites criados no SharePoint são robustos, preparados para lidar com grande volume de dados, tráfego e interações. A partir da página inicial da plataforma, os usuários têm acesso facilitado a todos os sites corporativos aos quais possuem permissão, acessando tudo diretamente com suas credenciais do Microsoft 365.
A seguir, apresentamos as principais práticas recomendadas pela Microsoft para uma adoção segura e eficaz da Power Platform:
A página oficial do SharePoint no Office 365, acessada ao clicar no bloco SharePoint no inicializador de aplicativos do Office 365(Fonte:Microsoft).
Para que serve o SharePoint?
Três pilares definem bem o propósito do SharePoint: produtividade, organização e segurança. Ao começar a utilizá-lo no dia a dia, rapidamente percebe-se o quanto ele pode simplificar e otimizar rotinas de trabalho.
O SharePoint é altamente flexível, permitindo uma interface personalizada de acordo com as demandas específicas de cada equipe ou projeto.
Veja a seguir algumas de suas principais funcionalidades:
- Bibliotecas de Documentos com Controle de Acesso
No SharePoint, é possível armazenar documentos em bibliotecas seguras e compartilhadas entre as equipes conectadas ao Microsoft 365. Um dos grandes diferenciais está na possibilidade de definir permissões detalhadas: quem pode visualizar, editar ou apenas comentar os arquivos.
Essas permissões são refletidas automaticamente em outras ferramentas integradas, como o Microsoft Teams. Isso acontece porque o SharePoint serve como a base de armazenamento para os arquivos compartilhados no Teams. Assim, ao restringir o acesso a um documento ou pasta no SharePoint, essas mesmas regras são aplicadas em outras plataformas, como Teams e OneDrive, garantindo consistência e segurança em todo o ambiente Microsoft 365.
Por exemplo: se uma pasta estiver configurada para ser acessada apenas por membros de um projeto específico, ela continuará protegida mesmo se esses arquivos forem visualizados a partir de um canal do Teams , onde os demais usuários não autorizados receberão uma mensagem de acesso negado.
Além disso, o trabalho colaborativo é facilitado com a edição simultânea de arquivos em tempo real. As versões anteriores ficam salvas, podendo ser consultadas ou restauradas quando necessário, tudo com salvamento automático.
- Sites para Centralização de Informações
Os sites criados no SharePoint funcionam como hubs para equipes, onde todo o conteúdo relevante, como documentos, tarefas e atualizações, ficam centralizado e organizado. Isso garante que todos os membros tenham acesso fácil às informações mais importantes, sem depender de múltiplos canais.
- Integração com o Ecossistema Microsoft
Outro ponto forte do SharePoint é sua integração com ferramentas como Power BI, Power Apps e Power Automate. Isso permite incluir relatórios, dashboards interativos, aplicativos personalizados e fluxos de automação diretamente nas páginas da intranet, tornando o ambiente de trabalho mais centralizado, produtivo e dinâmico.
As páginas são adaptáveis, com layout e recursos que podem ser ajustados conforme a necessidade de cada time ou projeto.
- Listas para Organização de Dados
As listas do SharePoint são ferramentas versáteis para armazenar e organizar informações em formato tabular (colunas e linhas). Embora o SharePoint não seja tecnicamente um banco de dados, ele é frequentemente utilizado para esse fim, principalmente por equipes que buscam uma solução acessível para centralizar registros e dados operacionais.
É possível definir os tipos de conteúdo aceitos em cada coluna e utilizar essas listas como base para automações com Power Automate, relatórios no Power BI ou até como fonte para aplicativos desenvolvidos no Power Apps.
As listas têm alta capacidade de armazenamento, sem exigir conhecimento técnico em SQL ou sistemas de banco de dados. Além disso, o acesso pode ser controlado e é possível configurar alertas e fluxos automatizados para melhorar ainda mais a produtividade.
Biblioteca de documentos e Lista no site SharePoint (Microsoft)
Como acessar o SharePoint?
Começar a usar o SharePoint é simples e rápido. Com poucos passos, você já pode explorar tudo o que a plataforma oferece. Veja como:
- Tenha uma Conta Microsoft 365
Para utilizar o SharePoint, é necessário ter uma conta vinculada ao Microsoft 365, pois ele faz parte do pacote de soluções da Microsoft. Se você já possui uma assinatura ativa, o acesso é imediato. Caso ainda não tenha, é possível criar uma conta de avaliação gratuita e testar não só o SharePoint, mas também outras ferramentas do Microsoft 365 por até 30 dias.
- Acesse via Web ou Aplicativo
O SharePoint pode ser acessado diretamente pelo navegador, sem a necessidade de instalação. Basta entrar no portal do Office 365 e selecionar o ícone do SharePoint para começar. Além disso, há a opção de instalar o aplicativo oficial em dispositivos móveis com sistemas Android ou iOS, facilitando o uso da ferramenta em qualquer lugar.
Hub de ferramentas do office 365(Microsoft)
Por Que Adotar o SharePoint?
Ao integrar funcionalidades de colaboração, armazenamento e automação, o SharePoint se torna uma solução estratégica para empresas que buscam melhorar a gestão da informação e o trabalho em equipe.
Mais do que um simples repositório de arquivos, ele oferece uma estrutura flexível que se molda às necessidades de cada organização.
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